Erasmus Universiteit Rotterdam

Bestuurssecretaresse/Personal Assistant - Rotterdam

Alle vacatures Print Solliciteer
NederlandsEnglish

Vacature

Plaatsingsdatum 29-08-2018 Functiecategorie Secretarieel / Office Managemen...
Standplaats Rotterdam Niveau Professional
Opleidingsniveau HBO Dienstverband Vast contract - Bepaalde tijd m...
Uren 40 Salaris minimaal € 2.514,- en maximaal ...
De Algemene Bestuursdienst (ABD) ondersteunt het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam bij het waarmaken van zijn eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit en toegankelijkheid van onderwijs en onderzoek.

Binnen het bestuurssecretariaat van de ABD ontstaat een vacature voor een:

Bestuurssecretaresse/Personal Assistant (1,0 fte, m/v)

Het bestuurssecretariaat richt zich op de dagelijkse managementondersteuning en agendabeheer voor individuele leden van het College van Bestuur. Het betreft een fulltime functie van 40 uur per week.

De Erasmus Universiteit Rotterdam
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde onderzoeksuniversiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Qua onderzoeksimpact en studiekwaliteit draait de EUR mee in de top van de Europese universiteiten. De EUR integreert academisch toponderzoek met excellent onderwijs en is succesvol in het valoriseren van kennis.

De wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam, dat daarbij veelal fungeert als een levend stadslaboratorium. Het onderwijs is kleinschalig, activerend en intensief. Het onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken.

De EUR is een universiteit met lef en streeft excellentie na, om aantrekkelijk te zijn voor toptalent, maar tegelijkertijd ook toegankelijk te blijven voor brede groepen. De universiteit telt ruim 27.000 studenten (waarvan ongeveer 5.500 met een niet-Nederlands paspoort), circa 2.800 medewerkers, meer dan 500 hoogleraren en een jaaromzet van ongeveer € 550 miljoen.

De Algemene Bestuursdienst (ABD)
De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het beleid tijdig tot besluitvorming voorleggen en zorgt (mede) ervoor dat het beleid wordt uitgevoerd en onderneemt continue monitoring en evaluatie met het oog op verbeteringen. De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken (AZ), Corporate Planning & Control (CPC), Bestuurlijke Zaken (BZ), Juridische Zaken (JZ) en het Chief Information Office (CIO). Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

De afdeling Bestuurlijke Zaken
De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) verzorgt de directe bestuurlijke en secretariële ondersteuning van de bestuurlijke gremia en medezeggenschap aan de Erasmus Universiteit. De afdeling is gepositioneerd als stafafdeling waarin bestuurlijke processen, die de hele ABD en universiteit aangaan, worden ondersteund of georganiseerd. De afdeling bestaat uit 5 bestuurssecretarissen en 5 secretaresses.

Functieomschrijving
Als bestuurssecretaresse/personal assistant werk je structureel als ondersteuner voor de rector magnificus (lid van het College van Bestuur) van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Je komt dus te werken in het hart van de universiteit. Je verricht reguliere secretariële werkzaamheden (agendabeheer, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, mailcontrole en -afhandeling, bewaking actiepunten, correspondentie, archiveren etc.) afgestemd op bestuurlijk niveau. Je ontvangt gasten en je bereidt vergaderingen en meetings voor, zowel procesmatig (agenda en notulering) als inhoudelijk door het uitzetten van de stukken bij de relevante (beleids)medewerkers. Je regelt logistieke zaken zoals het organiseren van binnen- en buitenlandse dienstreizen. Je levert een constructieve bijdrage aan het bestuurssecretariaat op basis van optimale samenwerking en wederzijdse ondersteuning. In deze dynamische omgeving heb je een belangrijke en verantwoordelijke taak om de leden van het CvB te ontzorgen.

De ideale kandidaat
  • heeft ervaring als directiesecretaresse/personal assistant, staat stevig in de schoenen en weet hoe het is om voor gedreven, hardwerkende en directe persoonlijkheden te werken
  • is communicatief sterk, welbespraakt, representatief, nauwkeurig en heeft een helikopterview
  • heeft bestuurlijke sensitiviteit: hij/zij kan rekening houden met gestelde (bestuurlijke) prioriteiten, belangen en gevoeligheden
  • heeft gevoel voor humor, is de ander altijd net een stapje voor en is een flexibele duizendpoot
  • is een stressbestendige, tactvolle en integere teamplayer
  • Heeft geen negen tot vijf-mentaliteit

Functie-eisen
  • Minimaal aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
  • Recente en relevante werkervaring (5 jaar) als directiesecretaresse/personal assistant in een dynamische, complex bestuurlijke organisatie. Ervaring bij een universiteit of hogeschool is een pré
  • Aantoonbaar uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (bij voorkeur niveau C1)
  • Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel)

Wij bieden
Een afwisselende baan met goede arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. We streven naar een start in oktober 2018. Het salaris bedraagt minimaal € 2.514,- en maximaal € 3.358,- bruto per maand (schaal 8) bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van ervaring.

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van een aantal faciliteiten, zoals de sportaccommodatie en bibliotheek.

Solliciteren?
Geïnteresseerd? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie met je cv per e-mail via de 'Solliciteer' button voor 21 september 2018.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met René Karens, hoofd van de afdeling Bestuurlijke Zaken. Hij is bereikbaar op het telefoonnummer 010-4082362 of via e-mail: rene.karens@eur.nl. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Maaike Gerst, HR-adviseur (010-4088626, maaike.gerst@eur.nl).

Meer informatie over de Erasmus Universiteit is te vinden op www.eur.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie
Deze vacature betreft een fulltime functie.

Functiecategorie(ën) Secretarieel / Office Management / Personal Assistant
Branch(es) Overheid / Non-profit
Provincie(s) Zuid-Holland
Trefwoorden .

Contactgegevens

Contactpersoon Maaike Gerst
Telefoon 010-4088626

Vestigingsplaats

Solliciteer